Vraag en antwoord

Algemeen
Voor welke bedrijven is de Webtool geschikt?

De webtool is geschikt voor elk type bedrijf binnen elke sector. Of u nu opdrachtgever bent of opdrachtnemer, aannemer, ingenieur of leverancier, iedereen kan de interne evaluatie van de veiligheidscultuur uitvoeren.

Hoe werkt de taalinstelling?

De Webtool is in drie talen beschikbaar: Nederlands, Engels en Duits. De SAQ’s zijn ook in het Frans en Noors beschikbaar. U kunt op elk moment switchen van taal via het vlaggetje rechts boven de pagina.

Bij het aanmaken van een vragenlijst kunt u een standaardtaal instellen. De respondenten krijgen dan standaard de vragenlijst in de gekozen taal te zien. Maar ook zij kunnen via het vlaggetje de taal wijzigen.

Hoe zet ik mijn proefabonnement om naar een betaald abonnement?

Wanneer u bent ingelogd kunt u via Mijn omgeving naar de pagina Mijn account gaan. Bij de gegevens van uw abonnement staat een link Abonnement omzetten. U kunt vervolgens een betaald abonnement kiezen.

Wanneer uw proefabonnement is verlopen krijgt u een melding met inloggen. Via deze melding kunt u ook uw abonnement omzetten. Mocht dit niet lukken neem dan contact met ons op via klantenservice@nen.nl.

Mijn (proef)abonnement is verlopen. Zijn mijn aangemaakte vragenlijsten en resultaten verwijderd?

Nee. Wanneer u uw abonnement omzet naar een betaald abonnement kunt u alle informatie weer bekijken.

Voor welke bedrijven is de Webtool geschikt?

De webtool is geschikt voor elk type bedrijf binnen elke sector. Of u nu opdrachtgever bent of opdrachtnemer, aannemer, ingenieur of leverancier, iedereen kan de interne evaluatie van de veiligheidscultuur uitvoeren.

Wat is het verschil tussen de SAQ Compact en SAQ Extended?

SAQ Compact is een korte, eenvoudige vragenlijst die geschikt is voor alle medewerkers in een organisatie. Deze vragenlijst leent zich vooral voor een zelfevaluatie om een algemeen beeld van de veiligheidscultuur in een organisatie te krijgen of om een audit voor te bereiden. U kunt het zien als een soort quickscan van de organisatie. Deze SAQ geeft geen trede af, maar laat alleen zien waar de organisatie per thema staat.

SAQ Extended is een uitgebreide vragenlijst die een gedetailleerd beeld geeft van de veiligheidscultuur in een organisatie. Deze SAQ kent een scoreberekening met een trede-indicatie. U start een SAQ Extended op een gewenste trede. U beantwoordt alleen de relevante vragen voor die (en onderliggende) treden.

Waar vind ik de rekentool?

De rekentool is beschikbaar bij het aanmaken van een nieuwe vragenlijst. De rekentool is voor zowel de SAQ Extended als de SAQ Compact verplicht om in te vullen. 

Respondenten hebben geen emailadres - hoe ga ik hiermee om?

*Let op: gebruik de onderstaande methode alleen als respondenten geen emailadres hebben!

De Webtool Safety Culture Ladder maakt gebruik van een enquête-methodiek waarbij een emailadres verplicht is om de vragenlijst te kunnen versturen naar de respondent(en). 
Het is mogelijk om de vragenlijst te versturen naar respondenten die geen emailadres hebben. Dit vergt een aantal stappen: 

De respondent:

  •  De respondenten dient toegang te hebben (krijgen) tot het internet (via een computer of mobile device (tablet/smartphone)). 

De bedrijfsbeheerder:

  • Stap 1 - Maak de respondent(en) aan op de gebruikelijk wijze.
  • Stap 2 - Voer een 'fake'-emailadres in het format voornaam+achternaam@bedrijfsnaam.nl
  • Stap 3 - Het versturen van de uitnodiging(en) en de herrinnering(en) is door het 'fake'-emailadres niet mogelijk. Gebruik de kopieerknop van de betreffende respondent om de persoonlijke link te kopieren. 
  • Stap 4 - Deel de persoonlijke link en plak deze in een browser. 
  • Stap 5 - De respondent kan de vragenlijst op de gebruikelijke wijze invullen.
     

Verstuurde uitnodigingen komen in onze spambox terecht - wat kan ik doen?

Helaas kunnen wij niet voorkomen dat de uitnodigingen in uw spambox terecht komen. De uitnodigingen worden vanuit een 'no-reply@safetycultureladder.nl' email verstuurd en wordt hoogstwaarschijnlijk geweigerd door uw spamfilter. Uw IT afdeling/organisatie kan zorgen dat dit emailadres wordt geaccepteerd. 

Vragenlijst
Hoe maak en verstuur ik een nieuwe vragenlijst?

Log eerst in op de Webtool. Klik vervolgens rechtsboven op uw naam om naar Mijn omgeving te gaan.

  1. Via Mijn respondenten kunt u uw collega's toevoegen die u een vragenlijst wilt sturen
  2. Vervolgens kunt u via Mijn vragenlijsten een nieuwe vragenlijst aanmaken
  3. Wanneer u deze opslaat kunt u de toegevoegde respondenten selecteren en een uitnodiging sturen

Wanneer u ingelogd bent kunt u ook deze tour volgen. We nemen u dan mee in de werking van de tool.

Ik wil als bedrijfsbeheerder ook de vragenlijst invullen. Hoe doe ik dat?

Ga naar de vragenlijst die u zelf wilt invullen. KIik op + Respondent. U komt vervolgens in de lijst met alle respondenten van uw organisatie. Hier staat ook uw eigen e-mailadres tussen. Selecteer uw e-mailadres en klik onderaan op Selectie toevoegen. In het overzicht van de respondenten die gekoppeld zijn aan de vragenlijst kunt u nu uw persoonlijke link kopieren via het "schakel icoontje". 

Is de rekenhulp voor het aantal respondenten verplicht of kan ik hiervan afwijken?

De rekenhulp is voor de SAQ Extended niet verplicht. Deze geeft een indicatie van het aantal respondenten dat nodig is voor een realistisch beeld. Wanneer u wordt gecertificeerd, bepaalt de auditor het aantal personen dat wordt geïnterviewd.

Voor de SAQ Compact is de rekenhulp wel verplicht, doordat deze vragenlijst verplicht is bij de auditvorm Approved Self Assessment. De auditoren kunnen zo toetsen of de SAQ op de juiste manier gebruikt en ingezet is.

Kan ik een verwijderde vragenlijst weer terugzetten?

Nee, dat is niet mogelijk.

Krijgen de verschillende functieniveaus (uitvoerend/management) ook andere vragen?

Bij de SAQ Compact zijn de vragen gesplitst naar type medewerker. Er zijn 12 vragen voor operationele medewerkers. Er zijn 28 vragen voor management/directie.

Ontvangen de toegevoegde respondenten automatisch een uitnodiging om de vragenlijst in te vullen?

Nee, dit moet u handmatig doen. Ga naar de vragenlijst en klik de respondenten aan die u wilt uitnodigen. Klik onderaan op de button Uitnodiging versturen. Vervolgens kunt u de mail aanpassen en versturen.

Sommige werknemers binnen mijn bedrijf hebben moeite met het invullen van de vragenlijst. Hoe kan ik de vragen voorzien van een toelichting?

Indien medewerkers moeite hebben met de vragen kunt u kort toelichten wat er bedoeld wordt. Ga hiervoor naar de vragenlijst en klik rechts op Bekijk de vragenlijst. Via de button Toelichting  kunt u per vraag iets invullen. Geef hierbij wat voorbeelden die zij herkennen.

U kunt natuurlijk ook de vragen eerst individueel invullen en daarna met elkaar bespreken. Bijvoorbeeld door samen een workshop te organiseren of er met meerdere disciplines vanuit het bedrijf een gesprek over te voeren. Door zulke sessies te houden, komen medewerkers met rijkere beelden terug. En dit versterkt het veiligheidsbewustzijn.

Waar kan ik de puntentelling per antwoord bekijken?

Voor de SAQ Compact is de puntentelling als volgt:

  • Er wordt niet gewerkt met punten, maar met percentages van meest gekozen antwoord. Zo ziet men snel welk deel van het totaal aantal respondenten een bepaalde stelling heeft gekozen.
  • Het antwoord “Niet van toepassing” wordt niet meegeteld in de score.

De puntentelling voor de SAQ Extended kunt u vinden in het certificatieschema van de Safety Culture Ladder. De puntentelling verschilt per gegeven antwoord.

  • Met het antwoord "Weet ik niet" scoort u 0 punten.

Wanneer kies ik voor de SAQ Compact of de SAQ Extended?

Het invullen van een zelfevaluatie (Self Assessment) is een essentiële stap die nodig is bij (certificatie op) de SCL. Er zijn twee typen voor zelfevaluatie beschikbaar:

  • SAQ Compact (korte, eenvoudige versie)
  • SAQ Extended (uitgebreide versie)
Auditvorm SAQ Compact
Bevat 12 vragen voor operationeel personeel, 28 vragen voor management/directie.
SAQ Extended
Uitgebreide versie. Vragenselectie op basis van de geselecteerde trede.
Bevat 233 vragen op de hoogste trede.
Approved Self Assessment Deze versie moet u gebruiken bij de Approved Self Assessment. Deze versie mag niet gebruikt worden bij de Approved Self Assessment.
SCL Light Deze versie mag niet gebruikt worden bij de SCL Light. Deze versie moet u gebruiken bij de SCL Light.
SCL Deze versie mag u gebruiken bij de SCL. Deze versie mag u gebruiken bij de SCL.
SCL Original Deze versie mag u gebruiken bij de SCL Original. Deze versie mag u gebruiken bij de SCL Original.
Respondenten krijgen de melding dat de deadline is verlopen. Hoe zet ik de vragenlijst weer open?

Ga naar de desbetreffende vragenlijst. Klik vervolgens naast de titel van de vragenlijst op Bewerken . Vul bij Uiterste reactiedatum een datum in de toekomst in. Wanneer u deze opslaat dan wordt de vragenlijst weer opengesteld voor respondenten.

Respondenten importeren lukt niet - hoe los ik dit op?

Om respondenten te importeren moet uw importbestand voldoen aan de onderstaande voorwaarden.
 

  • Het bestand is in het formaat Excel (.xlsx of .xls) of CSV (.csv of .txt)
  • Het bestand bevat minimaal de volgende kolommen:
    • Achternaam
    • E-mailadres (let op: zonder spaties!)
    • Functieniveau bevat de waarden operations of management (zonder hoofdletter).
    • Vestiging wanneer uw bedrijf maar één vestiging heeft, kunt u hier bijvoorbeeld 'hoofdkantoor' invullen.
    • Afdeling

De meest gemaakte fouten tijdens het importeren zijn op basis van de onderstaande velden:

  • Emailadres: controleer op spaties achter het emailadres, deze mogen niet voorkomen.
  • Functieniveau: mag alleen operations of management bevatten, (zonder hoofdletters).
Hoe bepaal ik voor welke trede ik de vragenlijst ga invullen?

In de SAQ Compact worden vragen gesteld over de verschillende treden. Dit houdt in dat u vooraf niet hoeft te bepalen voor welke trede u de vragenlijst in gaat vullen. De uitkomst van de lijst geeft inzicht met welke thema's u aan de slag moet om een stap verder te komen ten aanzien van gedrag en cultuur.

Voor de SAQ Extended is het wel vereist dat u vooraf kiest voor welke trede u de vragenlijst gaat invullen. De uitkomst van de lijst geeft een indicatie over die specifieke trede.

Analyseren
Hoe kan mijn collega ook vragenlijsten versturen of de resultaten bekijken?

Ga naar uw Mijn omgeving en klik op Mijn organisatie. Aan de linkerkant staat een menu met daarin Gebruikers beheren. Hier kunt u een collega toevoegen en de rol van bedrijfsbeheerder geven. Uw collega heeft dan dezelfde rechten als u en kan dus vragenlijsten bewerken, bekijken en versturen.

Kan ik de resultaten groeperen of filteren?

Ja, u kunt de resultaten analyseren op functieniveau (management of uitvoerend), vestiging en afdeling. De gegeven antwoorden zijn anoniem.

Waar kan ik de ingevulde toelichtingen van de respondenten vinden?

De gegeven toelichtingen zijn opgenomen in het Excelbestand. Dit XLS bestand kunt u downloaden via uw vragenlijst.

Waar kan ik de resultaten downloaden/exporteren?

Op de pagina van uw vragenlijst kunt u 2 type bestanden downloaden;

  • een PDF: deze bevat de resultatentabel die gebruikt kan worden voor het Online dossier
  • een Excel bestand: een overzicht van alle gegeven antwoorden (geanonimiseerd) voor het bekijken van de door respondenten gegeven toelichtingen 

Certificeren
Ik heb de zelfbeoordeling afgerond en wil mijn organisatie graag laten certificeren. Hoe regel ik dat?

Neem contact op met een certificerende instelling die aangesloten is bij de SCL. Wacht hier niet te lang mee omdat certificerende instellingen volle agenda's hebben!

SAQ Compact
SAQ Compact: de scores, GAP analyse en Actieplan

Hoe vul je de SAQ compact vragenlijst in

Begin met het vaststellen van het aantal medewerkers. Hierbij ga je uit van het totaal aantal werkzame personen, dit betekent eigen personeel en ingeleend en/of ingehuurd personeel  (zoals ZZP-ers). De rekenhulp geeft een indicatie van het aantal respondenten dat nodig is voor een representatief beeld. Voor de SAQ compact is de rekenhulp verplicht.

Zo worden de scores berekend en weergegeven

De resultaten geven weer welke antwoorden (stellingen) de medewerker het meest herkent. De percentages geven het "meest geselecteerde antwoord" aan. Bij een vraag waar meerdere antwoorden mogelijk zijn, wordt het antwoord wat past bij de hoogste trede geteld. De grijs gekleurde vakjes in de resultaten geven per thema aan welke trede men het meest herkent. Klik op een thema om de percentages per vraag te kunnen zien en optionele opmerkingen. De antwoorden die niet van toepassing zijn, worden niet meegerekend.

Hoe moet ik de scores interpreteren

Er zijn twee resultatenoverzichten te bekijken: die voor operationele medewerkers, die voor management/directie. Beiden zijn even belangrijk. Omdat voor beide doelgroepen niet 1-op-1 dezelfde vragen worden gesteld worden de resultaten gescheiden weergegeven. Bij de filterinstellingen in de resultaten selecteer je van welke doelgroep je de resultaten wilt zien. In de vragenlijst staan bij elk thema vijf beschrijvingen die passen bij de cultuur, houding en gedrag van trede 1, 2, 3, 4 of 5. Als medewerkers zich bijvoorbeeld bij het thema ‘Werkplekveiligheid’ het meest kunnen vinden in de beschrijving die hoort bij trede 4, dan staat hier het hoogste percentage. De hoogste percentages geven een idee over het trede niveau per thema binnen uw organisatie. De uitkomsten in de SAQ compact zijn bedoeld om inzicht te geven in hoe medewerkers bepaalde veiligheidsaspecten ervaren en niet om een specifieke trede indicatie te geven als totaaloverzicht. Het doel is om met elkaar het gesprek te voeren over de uitkomsten en de verbeterpunten te identificeren: wat gaat goed, wat willen we met elkaar verbeteren? Hoe komt het dat door verschillende medewerkers een andere antwoord gegeven is? Doen we wat we met elkaar hebben afgesproken?

Het opstellen van de GAP-analyse en het ACTIE plan

Bij de GAP-analyse maak je een vergelijking tussen de bestaande en gewenste situatie. Dit doe je op basis van de uitkomsten van de vragenlijst waarbij je de verschillende thema’s met elkaar bespreekt. De gewenste situatie kan zijn dat je wilt toe werken naar een hogere trede maar kan ook inhouden dat binnen een bepaalde trede nog het een en ander te verbeteren is. De uitkomsten zijn vooral bedoeld om te ontdekken hoe veilig en gezond de organisatie is en aan welke thema’s je nog kunt werken om de veiligheid te verbeteren.

Op basis van de GAP-analyse stel je een actieplan op. Hierin beschrijf je welke acties er concreet worden uitgevoerd om aan de slag te gaan met de verbeterpunten.

Moet ik om te voldoen aan ViA bij het opstellen van de GAP-analyse alleen kijken naar de behaalde scores op trede 2?

Neen, het is de bedoeling dat je kijkt naar de uitkomsten van alle thema’s en met elkaar bepaalt waarmee je aan de slag gaat. Een certificerende instelling controleert of de zelfevaluatie op de juiste wijze is uitgevoerd en of de GAP-analyse en het actieplan op een goede manier zijn opgesteld. Als dit het geval is wordt een verklaring afgegeven zonder trede indicatie. ViA waardeert deze verklaring als een trede 2 indicatie omdat de organisatie laat zien dat zij goede acties neemt om met veiligheid aan de slag te gaan.

Geen vast format voor de GAP-analyse of het ACTIE plan

In het SCL handboek zijn een aantal algemene eisen opgenomen waaraan de GAP-analyse en het actieplan moeten voldoen. Er zijn geen vaste formats beschikbaar voor de GAP-analyse en het actieplan omdat de vorm (hoe dit gebeurt) van minder belang is. De nadruk moet liggen op open en eerlijke gesprekken om een gemeenschappelijk beeld te krijgen van wat men wil bereiken op het gebied van houding en gedrag.

Ondersteuning nodig?

Op onze site (www.safetycultureladder.com) vindt u een lijst met SCL-kennispartners die hulp kunnen bieden maar ook elders zijn deze organisaties te vinden.

Hoe wordt de score berekend voor de SAQ Compact?

SAQ Compact vertaalt de ingevulde vragen naar een score in het volwassenheidsmodel van de Safety Culture Ladder: de resultaten worden weergegeven per thema en per trede. De percentages laten zien welke antwoorden (stellingen) de medewerker het meest herkent en geven dus het "meest geselecteerde antwoord" aan. Bij een vraag waar meerdere antwoorden mogelijk zijn, wordt het antwoord wat past bij de hoogste trede geteld. De grijs gekleurde vakjes in de resultaten geven per thema aan welke trede men het meest herkent. De antwoorden die niet van toepassing zijn, worden niet meegerekend.

Interpretatie van de score:
De percentages laten het meest geselecteerde antwoord zien en bijbehorende trede. De vragen zijn dusdanig geformuleerd, dat men uitsluitend 1 stelling kan/mag herkennen. Als medewerkers zich bijvoorbeeld bij het thema ‘Werkplekveiligheid’ het meest kunnen vinden in de beschrijving die hoort bij trede 4, dan is dat de trede indicatie. Scores zijn hier niet cumulatief, dus men hoeft niet op trede 2 en trede 3 100% te halen, alvorens men trede 4 kan halen. Het gaat hier uitsluitend om de meest herkende stelling.

Bedenk dat het niet alleen gaat om de trede. De uitkomsten zijn vooral bedoeld om te ontdekken hoe veilig en gezond de organisatie is en aan welke thema’s nog kan worden gewerkt binnen de organisatie om de veiligheid te verbeteren. Zo kunnen de uitkomsten van SAQ Compact worden gebruikt om een GAP-analyse op te stellen. Ook kunnen de uitkomsten worden gebruikt als gespreksonderwerp. Daarbij kan desgewenst nog een afsluitende groepsinvulling wordt gemaakt.
Door de SAQ Compact periodiek te gebruiken kunt u bijhouden wat de voortgang is en welke acties zijn ondernomen.

Uit hoeveel vragen bestaat de SAQ Compact?

Bij de SAQ Compact zijn de vragen gesplitst naar type medewerker. Er zijn 12 vragen voor operationele medewerkers. Er zijn 28 vragen voor management/directie.

Uit welke vragen bestaat de SAQ Compact?

SAQ Compact bestaat uit 18 thema’s die overeenkomen met de bedrijfskarakteristieken uit de SCL. Voor elk thema zijn beschrijvingen geformuleerd die passen bij de treden van de SCL. Respondenten geven aan in welke beschrijving zij zichzelf of het bedrijf het meeste herkennen. Voor bepaalde thema's is zowel voor operationeel personeel als voor management/directie een bijpassende vraag te stellen. Sommige thema's zijn echter alleen te benaderen door één van de doelgroepen. Zo wordt bijvoorbeeld het onderdeel 'Statistieken' niet uitgevraagd bij operationeel personeel, omdat zij daarvoor het antwoord niet kunnen weten.

Bij de keuze ‘Niet van toepassing’ moet de respondent de reden toelichten in een invulveld.

Wat verstaan jullie onder de term V&G in de SAQ Compact?

In SAQ Compact wordt de term V&G gebruikt. In bijvoorbeeld de bouwsector staat deze afkorting voor veiligheid en gezondheid op de bouwplaats, in het kader van het Arbobesluit. Bij het invullen van deze vragenlijst moet deze term breder worden opgevat. Het gaat niet alleen om de veiligheid en gezondheid van de medewerkers van uitvoerende bedrijven, maar ook om de veiligheid van de (toekomstige) gebruikers en derden.

Wat zijn de verschillen tussen SAQ compact versie 1 en 2?
  • Splitsing van vragen naar functie:  
    • een set vragen voor de operationeel medewerker. Dit bevat alleen vragen over zaken die zij op de werkvloer zouden kunnen merken, ervaren.  
    • een set vragen voor management/directie.  Dit bevat alleen vragen over zaken die zij moeten kunnen weten over de werkvloer, over interne management procedures en samenwerking met de branche.  
  • Kortere en concretere antwoordmogelijkheden. Voorheen werden meerdere eisen/criteria in 1 stelling (antwoordoptie) samengevat. Dat maakte het moeilijker om te beantwoorden. Nu zijn diverse eisen/criteria in aparte vragen ondergebracht.  

  • Een extra antwoordoptie: “nee”, dus een fictief trede 1 antwoord.  

  • 2 vragentypes: zowel “meerdere antwoorden mogelijk” als “één antwoord mogelijk”. In sommige gevallen kan de respondent meerdere aspecten herkennen. Om het makkelijker te maken voor de respondent kunnen dan ook meerdere antwoorden worden aangevinkt.  

  • Duidelijkere resultaten: het meest gekozen antwoord is nu duidelijker te herkennen. Voorheen werd met gewogen gemiddelden gewerkt, omdat men een stelling ook nog “gedeeltelijk” kon herkennen. De percentages waren ingewikkelder te begrijpen voor de bedrijfsbeheerder. Nu is het een verdeling van 100% over de verschillende treden.   

  • Resultatenweergave op basis van doelgroep. Omdat er verschil bestaat tussen de inhoud en het aantal vragen voor operationele medewerkers versus management/directie, kunnen de resultaten niet netto opgeteld in een tabel worden weergegeven. Men kan in de resultaten kiezen tussen “operationeel” of “management/directie”. Van elke weergave kunnen exports worden gemaakt.  

SAQ Extended
Hoe wordt de score berekend voor de SAQ Extended?

De SAQ Extended vertaalt de reacties op de vragenlijst naar een ‘score’ op een trede van de Safety Culture Ladder die u voorafgaand aan de vragenlijst heeft opgegeven.

Per trede moet u minimaal 70, 75 of 80% van de maximale score behalen. De trede wordt dan groen. Uw organisatie voldoet aan de eisen van een bepaalde trede als:

  • is voldaan aan de minimumeisen per bedrijfsaspect van de desbetreffende trede en die van onderliggende treden. Voorbeeld: Als u kiest voor trede 3, dan moet u ook de minimale score voor trede 2 behalen;
  • de som van de gewogen scores over alle bedrijfsaspecten van de trede voldoet aan de minimumeis bij die trede. Het percentage verschilt per trede (70, 75 of 80%)

U leest meer informatie over tredebeoordelingen in het Handboek van de Safety Culture Ladder.

Uit hoeveel vragen bestaat de SAQ Extended?

De SAQ Extended bestaat uit 233 vragen. Deze zijn onderverdeeld in vier treden (trede 2 t/m 5). Bij het aanmaken van een vragenlijst kunt u aangeven voor welke trede u uw organisatie wilt laten certificeren. De respondenten krijgen dan alleen de vragen van die trede (én de lagere treden) om te beantwoorden. Aantal vragen per trede:

  • Trede 2: 38 vragen
  • Trede 3: 105 vragen
  • Trede 4: 185 vragen
  • Trede 5: 233 vragen
Uit welke vragen bestaat de SAQ Extended?

Een overzicht van alle vragen vindt u in het certificatieschema van de Veiligheidsladder. De vragenlijst bestaat uit meerkeuzevragen: ja/nee of volledig/grotendeels/deels/niet.