Vraag en antwoord

Algemeen
Voor welke bedrijven is de Webtool geschikt?

De webtool is geschikt voor elk type bedrijf binnen elke sector. Of u nu opdrachtgever bent of opdrachtnemer, aannemer, ingenieur of leverancier, iedereen kan de interne evaluatie van de veiligheidscultuur uitvoeren.

Hoe werkt de taalinstelling?

De Webtool is in drie talen beschikbaar: Nederlands, Engels en Duits. De SAQ’s zijn ook in het Frans en Noors beschikbaar. U kunt op elk moment switchen van taal via het vlaggetje rechts boven de pagina.

Bij het aanmaken van een vragenlijst kunt u een standaardtaal instellen. De respondenten krijgen dan standaard de vragenlijst in de gekozen taal te zien. Maar ook zij kunnen via het vlaggetje de taal wijzigen.

Hoe zet ik mijn proefabonnement om naar een betaald abonnement?

Wanneer u bent ingelogd kunt u via Mijn omgeving naar de pagina Mijn account gaan. Bij de gegevens van uw abonnement staat een link Abonnement omzetten. U kunt vervolgens een betaald abonnement kiezen.

Wanneer uw proefabonnement is verlopen krijgt u een melding met inloggen. Via deze melding kunt u ook uw abonnement omzetten. Mocht dit niet lukken neem dan contact met ons op via klantenservice@nen.nl.

Mijn (proef)abonnement is verlopen. Zijn mijn aangemaakte vragenlijsten en resultaten verwijderd?

Nee. Wanneer u uw abonnement omzet naar een betaald abonnement kunt u alle informatie weer bekijken.

Voor welke bedrijven is de Webtool geschikt?

De webtool is geschikt voor elk type bedrijf binnen elke sector. Of u nu opdrachtgever bent of opdrachtnemer, aannemer, ingenieur of leverancier, iedereen kan de interne evaluatie van de veiligheidscultuur uitvoeren.

Wat is het verschil tussen de SAQ Compact en SAQ Extended?

SAQ Compact is een korte, eenvoudige vragenlijst die geschikt is voor alle medewerkers in een organisatie. Deze vragenlijst leent zich vooral voor een zelfevaluatie om een algemeen beeld van de veiligheidscultuur in een organisatie te krijgen of om een audit voor te bereiden. U kunt het zien als een soort quickscan van de organisatie. Deze SAQ geeft geen trede af, maar laat alleen zien waar de organisatie per thema staat.

SAQ Extended is een uitgebreide vragenlijst die een gedetailleerd beeld geeft van de veiligheidscultuur in een organisatie. Deze SAQ kent een scoreberekening met een trede-indicatie. U start een SAQ Extended op een gewenste trede. U beantwoordt alleen de relevante vragen voor die (en onderliggende) treden.

Waar vind ik de rekentool?

De rekentool is beschikbaar bij het aanmaken van een nieuwe vragenlijst. De rekentool is voor zowel de SAQ Extended als de SAQ Compact verplicht om in te vullen. 

Vragenlijst
Hoe maak en verstuur ik een nieuwe vragenlijst?

Log eerst in op de Webtool. Klik vervolgens rechtsboven op uw naam om naar Mijn omgeving te gaan.

  1. Via Mijn respondenten kunt u uw collega's toevoegen die u een vragenlijst wilt sturen
  2. Vervolgens kunt u via Mijn vragenlijsten een nieuwe vragenlijst aanmaken
  3. Wanneer u deze opslaat kunt u de toegevoegde respondenten selecteren en een uitnodiging sturen
Ik wil als bedrijfsbeheerder ook de vragenlijst invullen. Hoe doe ik dat?

Ga naar de vragenlijst die u zelf wilt invullen. KIik op + Respondent. U komt vervolgens in de lijst met alle respondenten van uw organisatie. Hier staat ook uw eigen e-mailadres tussen. Selecteer uw e-mailadres en klik onderaan op Selectie toevoegen. In het overzicht van de respondenten die gekoppeld zijn aan de vragenlijst kunt u nu uw persoonlijke link kopieren via het "schakel icoontje". 

Is de rekenhulp voor het aantal respondenten verplicht of kan ik hiervan afwijken?

De rekenhulp is voor de SAQ Extended niet verplicht. Deze geeft een indicatie van het aantal respondenten dat nodig is voor een realistisch beeld. Wanneer u wordt gecertificeerd, bepaalt de auditor het aantal personen dat wordt geïnterviewd.

Voor de SAQ Compact is de rekenhulp wel verplicht, doordat deze vragenlijst verplicht is bij de auditvorm Approved Self Assessment. De auditoren kunnen zo toetsen of de SAQ op de juiste manier gebruikt en ingezet is.

Kan ik een verwijderde vragenlijst weer terugzetten?

Nee, dat is niet mogelijk.

Krijgen de verschillende functieniveaus (uitvoerend/management) ook andere vragen?

Nee, de vragen zijn voor alle respondenten hetzelfde.

Ontvangen de toegevoegde respondenten automatisch een uitnodiging om de vragenlijst in te vullen?

Nee, dit moet u handmatig doen. Ga naar de vragenlijst en klik de respondenten aan die u wilt uitnodigen. Klik onderaan op de button Uitnodiging versturen. Vervolgens kunt u de mail aanpassen en versturen.

Sommige werknemers binnen mijn bedrijf hebben moeite met het invullen van de vragenlijst. Hoe kan ik de vragen voorzien van een toelichting?

Indien medewerkers moeite hebben met de vragen kunt u kort toelichten wat er bedoeld wordt. Ga hiervoor naar de vragenlijst en klik rechts op Bekijk de vragenlijst. Via de button Toelichting  kunt u per vraag iets invullen. Geef hierbij wat voorbeelden die zij herkennen.

U kunt natuurlijk ook de vragen eerst individueel invullen en daarna met elkaar bespreken. Bijvoorbeeld door samen een workshop te organiseren of er met meerdere disciplines vanuit het bedrijf een gesprek over te voeren. Door zulke sessies te houden, komen medewerkers met rijkere beelden terug. En dit versterkt het veiligheidsbewustzijn.

Waar kan ik de puntentelling per antwoord bekijken?

Voor de SAQ Compact is de puntentelling als volgt:

  • De antwoorden "Niet", "Deels" en "Volledig" geven een score van 0, 50 of 100 punten.
  • Het antwoord “Niet van toepassing” wordt niet meegeteld in de score.

De puntentelling voor de SAQ Extended kunt u vinden in het certificatieschema van de Safety Culture Ladder. De puntentelling verschilt per gegeven antwoord.

  • Met het antwoord "Weet ik niet" scoort u 0 punten

    Wanneer kies ik voor de SAQ Compact of de SAQ Extended?

    Het invullen van een zelfevaluatie (Self Assessment) is een essentiële stap die nodig is bij (certificatie op) de SCL. Er zijn twee typen voor zelfevaluatie beschikbaar:

    • SAQ Compact (korte, eenvoudige versie)
    • SAQ Extended (uitgebreide versie)
    Auditvorm SAQ Compact
    Korte, eenvoudige versie.
    Bevat 18 thema's, 72 vragen.
    SAQ Extended
    Uitgebreide versie. Vragenselectie op basis van de geselecteerde trede.
    Bevat 233 vragen op de hoogste trede.
    Approved Self Assessment Deze versie moet u gebruiken bij de Approved Self Assessment. Deze versie mag niet gebruikt worden bij de Approved Self Assessment.
    SCL Light Deze versie mag niet gebruikt worden bij de SCL Light. Deze versie moet u gebruiken bij de SCL Light.
    SCL Deze versie mag u gebruiken bij de SCL. Deze versie mag u gebruiken bij de SCL.
    SCL Original Deze versie mag u gebruiken bij de SCL Original. Deze versie mag u gebruiken bij de SCL Original.
    Respondenten krijgen de melding dat de deadline is verlopen. Hoe zet ik de vragenlijst weer open?

    Ga naar de desbetreffende vragenlijst. Klik vervolgens naast de titel van de vragenlijst op Bewerken . Vul bij Uiterste reactiedatum een datum in de toekomst in. Wanneer u deze opslaat dan wordt de vragenlijst weer opengesteld voor respondenten.

    Hoe bepaal ik voor welke trede ik de vragenlijst ga invullen?

    In de SAQ Compact worden vragen gesteld over de verschillende treden. Dit houdt in dat u vooraf niet hoeft te bepalen voor welke trede u de vragenlijst in gaat vullen. De uitkomst van de lijst geeft inzicht met welke thema's u aan de slag moet om een stap verder te komen ten aanzien van gedrag en cultuur.

    Voor de SAQ Extended is het wel vereist dat u vooraf kiest voor welke trede u de vragenlijst gaat invullen. De uitkomst van de lijst geeft een indicatie over die specifieke trede.

    Analyseren
    Hoe kan mijn collega ook vragenlijsten versturen of de resultaten bekijken?

    Ga naar uw Mijn omgeving en klik op Mijn organisatie. Aan de linkerkant staat een menu met daarin Gebruikers beheren. Hier kunt u een collega toevoegen en de rol van bedrijfsbeheerder geven. Uw collega heeft dan dezelfde rechten als u en kan dus vragenlijsten bewerken, bekijken en versturen.

    Kan ik de resultaten groeperen of filteren?

    Ja, u kunt de resultaten analyseren op functieniveau (management of uitvoerend), vestiging en afdeling. De gegeven antwoorden zijn anoniem.

    Waar kan ik de ingevulde toelichtingen van de respondenten vinden?

    De gegeven toelichtingen zijn opgenomen in het Excelbestand. Dit XLS bestand kunt u downloaden via uw vragenlijst.

    Waar kan ik de resultaten downloaden/exporteren?

    Op de pagina van uw vragenlijst kunt u 2 type bestanden downloaden;

    • een PDF: deze bevat de resultatentabel die gebruikt kan worden voor het Online dossier
    • een Excel bestand: een overzicht van alle gegeven antwoorden (geanonimiseerd) voor het bekijken van de door respondenten gegeven toelichtingen 

    Certificeren
    Ik heb de zelfbeoordeling afgerond en wil mijn organisatie graag laten certificeren. Hoe regel ik dat?

    Neem contact op met een certificerende instelling die aangesloten is bij de SCL. Wacht hier niet te lang mee omdat certificerende instellingen volle agenda's hebben!

    SAQ Compact
    SAQ Compact: de scores, GAP analyse en Actieplan

    Hoe vul je de SAQ compact vragenlijst in

    Begin met het vaststellen van het aantal medewerkers. Hierbij ga je uit van het totaal aantal werkzame personen, dit betekent eigen personeel en ingeleend en/of ingehuurd personeel  (zoals ZZP-ers). De rekenhulp geeft een indicatie van het aantal respondenten dat nodig is voor een representatief beeld. Voor de SAQ compact is de rekenhulp verplicht.  

    Zo worden de scores berekend en weergegeven

    Per vraag kunnen er 0, 50 of 100 punten worden behaald. O punten als je ‘niet’ aankruist, 50 punten bij een ‘deels’ antwoord en 100 punten als je ‘volledig’ invult.  In het eindresultaat wordt de score uitgedrukt in het percentage behaalde punten ten opzichte van het maximaal aantal te behalen punten per trede. De grijs gekleurde vakjes in de rapportage geven per thema aan op welke trede het hoogst gescoord wordt.
    De antwoorden die niet van toepassing zijn, worden niet meegerekend.

    Hoe moet ik de scores interpreteren

    In de vragenlijst staan bij ieder thema vier beschrijvingen die passen bij de cultuur, houding en gedrag van trede 2, 3, 4 of 5. Je vult voor iedere beschrijving in of je je hierin deels, volledig of niet herkent. Omdat de beschrijving gerelateerd is aan de kenmerken van een trede leidt dit ertoe dat de trede met de meeste punten voor dat thema het beste past bij jouw organisatie.
    Als medewerkers zich bijvoorbeeld bij het thema ‘Werkplekveiligheid’ het meest kunnen vinden in de beschrijving die hoort bij trede 4, dan scoren zij het hoogst op deze trede. Omdat zij zich mogelijk minder herkennen in de beschrijvingen van de lagere treden, is het mogelijk dat voor dat thema een lagere trede een lagere score heeft.
    In sommige beschrijvingen staan woorden als ‘niet’, ‘pas’ of ‘alleen’. Bijvoorbeeld: 'Ik merk dat mijn leidinggevende alleen ernstige bedrijfsongevallen meldt en registreert'. Deze beschrijving past bij trede 2. Indien je als antwoord ‘niet’ geeft (bijv. omdat uw leidinggevende ook de minder ernstige ongevallen meldt en registreert) scoor je 0 punten. Dit houdt in dat je voor dit onderwerp waarschijnlijk op een hogere trede meer punten zult scoren. Het is dus mogelijk dat je op trede 2 zeer laag of niet scoort en op een hogere trede meer.

    Soms wordt voor een bepaald thema op de verschillende treden nagenoeg hetzelfde gescoord: bijvoorbeeld 65% op Trede 2, 65% op trede 3 en 60% op trede 4, 20% op trede 5. Dit heeft te maken met het feit dat in sommige beschrijvingen een opbouw zit waarbij de lat steeds een stukje hoger komt te liggen.

    De uitkomsten in de SAQ compact zijn bedoeld om inzicht te geven in hoe medewerkers bepaalde veiligheidsaspecten ervaren en niet om een specifieke trede indicatie te geven als totaaloverzicht.   Het doel is om met elkaar het gesprek te voeren over de uitkomsten en om te achterhalen hoe de scores tot stand gekomen zijn: Wat gaat goed, wat willen we met elkaar verbeteren? Hoe komt het dat door verschillende medewerkers een andere score gegeven is? Doen we wat we met elkaar afgesproken hebben?

    Het is daarom ook niet mogelijk een echte trede indicatie uit de score van de SAQ Compact af te leiden!

    Het opstellen van de GAP-analyse en het ACTIE plan

    Bij de GAP-analyse maak je een vergelijking tussen de bestaande en gewenste situatie. Dit doe je op basis van de uitkomsten van de vragenlijst waarbij je de verschillende thema’s met elkaar bespreekt. De gewenste situatie kan zijn dat je wilt toe werken naar een hogere trede maar kan ook inhouden dat binnen een bepaalde trede nog het een en ander te verbeteren is. De uitkomsten zijn vooral bedoeld om te ontdekken hoe veilig en gezond de organisatie is en aan welke thema’s je nog kunt werken om de veiligheid te verbeteren.

    Op basis van de GAP-analyse stel je een actieplan op. Hierin beschrijf je welke acties er concreet worden uitgevoerd om aan de slag te gaan met de verbeterpunten.

    Moet ik om te voldoen aan ViA bij het opstellen van de GAP-analyse alleen kijken naar de behaalde scores op trede 2?

    Neen, het is de bedoeling dat je kijkt naar de uitkomsten van alle thema’s en met elkaar bepaalt waarmee je aan de slag gaat. Een certificerende instelling controleert of de zelfevaluatie op de juiste wijze is uitgevoerd en of de GAP-analyse en het actieplan op een goede manier zijn opgesteld. Als dit het geval is wordt een verklaring afgegeven zonder trede indicatie. ViA waardeert deze verklaring als een trede 2 indicatie omdat de organisatie laat zien dat zij goede acties neemt om met veiligheid aan de slag te gaan.

    Geen vast format voor de GAP-analyse of het ACTIE plan

    In het SCL handboek zijn een aantal algemene eisen opgenomen waaraan de GAP-analyse en het actieplan moeten voldoen. Er zijn geen vaste formats beschikbaar voor de GAP-analyse en het actieplan omdat de vorm (hoe dit gebeurt) van minder belang is. De nadruk moet liggen op open en eerlijke gesprekken om een gemeenschappelijk beeld te krijgen van wat men wil bereiken op het gebied van houding en gedrag.

    Ondersteuning nodig?

    Op onze site (www.safetycultureladder.com) vindt u een lijst met SCL-kennispartners die hulp kunnen bieden maar ook elders zijn deze organisaties te vinden.

    Hoe wordt de score berekend voor de SAQ Compact?

    SAQ Compact vertaalt de ingevulde vragen naar een score in het volwassenheidsmodel van de Safety Culture Ladder. De resultaten worden gegeven per thema en per trede. Per vraag kunnen er 0, 50 of 100 punten worden behaald. In het eindresultaat wordt de score uitgedrukt in het percentage behaalde punten ten opzichte van het maximaal aantal te behalen punten per trede. De antwoorden die niet van toepassing zijn, worden niet meegerekend.

    Interpretatie van de score:

    Het is mogelijk dat bij bepaalde thema ’s een lagere trede een lagere score heeft dan een hogere trede. Dit heeft te maken met de wijze waarop de vragen in SAQ Compact zijn geformuleerd. Als medewerkers zich bijvoorbeeld bij het thema ‘Werkplekveiligheid’ het meest kunnen vinden in de beschrijving die hoort bij trede 4, dan scoren zij het hoogst op deze trede. Omdat de scores niet cumulatief zijn, wordt er in dit geval lager gescoord op de onderliggende treden.

    Bedenk dat het niet alleen gaat om de score. De uitkomstenr zijn vooral bedoeld om te ontdekken hoe veilig en gezond de organisatie is en aan welke thema’s nog kan worden gewerkt binnen de organisatie om de veiligheid te verbeteren. Zo kunnen de uitkomsten van SAQ Compact worden gebruikt om een GAP-analyse op te stellen. Ook kunnen de uitkomsten worden gebruikt als gespreksonderwerp. Daarbij kan desgewenst nog een afsluitende groepsinvulling wordt gemaakt.

    Door SAQ Compact periodiek te gebruiken kunt u bijhouden wat de voortgang is en welke acties zijn ondernomen.

    Uit hoeveel vragen bestaat de SAQ Compact?

    SAQ Compact bestaat uit 72 vragen. Deze zijn onderverdeeld in de treden 2 t/m 5. Bij elke vraag moeten de respondenten aangeven in hoeverre zij het eens zijn met de beschrijving: niet, deels of volledig.

    Uit welke vragen bestaat de SAQ Compact?

    SAQ Compact bestaat uit 18 thema’s die overeenkomen met de bedrijfskarakteristieken uit de SCL. Voor elk thema zijn beschrijvingen geformuleerd die passen bij de treden van de SCL. Respondenten geven aan in hoeverre zij zich herkennen in de beschrijvingen:

    • Niet: Het omschreven gedrag is niet zichtbaar binnen de organisatie.
    • Deels: Het omschreven gedrag is niet volledig zichtbaar in de organisatie.
    • Volledig: Het omschreven gedrag is absoluut zichtbaar binnen de organisatie.
    • Niet van toepassing: De respondent heeft geen kennis van het omschreven gedrag.

    Bij de keuze ‘Niet van toepassing’ moet de respondent de reden toelichten in een invulveld.

    Wat verstaan jullie onder de term V&G in de SAQ Compact?

    In SAQ Compact wordt de term V&G gebruikt. In bijvoorbeeld de bouwsector staat deze afkorting voor veiligheid en gezondheid op de bouwplaats, in het kader van het Arbobesluit. Bij het invullen van deze vragenlijst moet deze term breder worden opgevat. Het gaat niet alleen om de veiligheid en gezondheid van de medewerkers van uitvoerende bedrijven, maar ook om de veiligheid van de (toekomstige) gebruikers en derden.

    SAQ Extended
    Hoe wordt de score berekend voor de SAQ Extended?

    De SAQ Extended vertaalt de reacties op de vragenlijst naar een ‘score’ op een trede van de Safety Culture Ladder die u voorafgaand aan de vragenlijst heeft opgegeven.

    Per trede moet u minimaal 70, 75 of 80% van de maximale score behalen. De trede wordt dan groen. Uw organisatie voldoet aan de eisen van een bepaalde trede als:

    • is voldaan aan de minimumeisen per bedrijfsaspect van de desbetreffende trede en die van onderliggende treden. Voorbeeld: Als u kiest voor trede 3, dan moet u ook de minimale score voor trede 2 behalen;
    • de som van de gewogen scores over alle bedrijfsaspecten van de trede voldoet aan de minimumeis bij die trede. Het percentage verschilt per trede (70, 75 of 80%)

    U leest meer informatie over tredebeoordelingen in het Handboek van de Safety Culture Ladder.

    Uit hoeveel vragen bestaat de SAQ Extended?

    De SAQ Extended bestaat uit 233 vragen. Deze zijn onderverdeeld in vier treden (trede 2 t/m 5). Bij het aanmaken van een vragenlijst kunt u aangeven voor welke trede u uw organisatie wilt laten certificeren. De respondenten krijgen dan alleen de vragen van die trede (én de lagere treden) om te beantwoorden. Aantal vragen per trede:

    • Trede 2: 38 vragen
    • Trede 3: 105 vragen
    • Trede 4: 185 vragen
    • Trede 5: 233 vragen
    Uit welke vragen bestaat de SAQ Extended?

    Een overzicht van alle vragen vindt u in het certificatieschema van de Veiligheidsladder. De vragenlijst bestaat uit meerkeuzevragen: ja/nee of volledig/grotendeels/deels/niet.