Vraag en antwoord

In december 2023 is de nieuwe vragenlijst SAQ (SCL2.0) toegevoegd. Deze zal op termijn alle andere vragenlijsten gaan vervangen.

Lees hier een samenvatting van de verschillen en bijhorende procedures. https://www.webtoolscl.nl/self-assessment-questionnaire-saq

Wil je nog meer weten; https://safetycultureladder.com/

(let op: de SAQ Compact hoort bij schema SCL 1.0. Voor de SCL 2.0 dient u de SAQ SCL 2.0 te gebruiken)

Hoe vul je de SAQ compact vragenlijst in?

Begin met het vaststellen van het aantal medewerkers. Hierbij ga je uit van het totaal aantal werkzame personen, dit betekent eigen personeel en ingeleend en/of ingehuurd personeel  (zoals ZZP-ers). De rekenhulp geeft een indicatie van het aantal respondenten dat nodig is voor een representatief beeld. Voor de SAQ compact is de rekenhulp verplicht.

Zo worden de scores berekend en weergegeven

De resultaten geven weer welke antwoorden (stellingen) de medewerker het meest herkent. De percentages geven het "meest geselecteerde antwoord" aan. Bij een vraag waar meerdere antwoorden mogelijk zijn, wordt het antwoord wat past bij de hoogste trede geteld. De grijs gekleurde vakjes in de resultaten geven per thema aan welke trede men het meest herkent. Klik op een thema om de percentages per vraag te kunnen zien en optionele opmerkingen. De antwoorden die niet van toepassing zijn, worden niet meegerekend.

Hoe moet ik de scores interpreteren

Er zijn twee resultatenoverzichten te bekijken: die voor operationele medewerkers, die voor management/directie. Beiden zijn even belangrijk. Omdat voor beide doelgroepen niet 1-op-1 dezelfde vragen worden gesteld worden de resultaten gescheiden weergegeven. Bij de filterinstellingen in de resultaten selecteer je van welke doelgroep je de resultaten wilt zien. In de vragenlijst staan bij elk thema vijf beschrijvingen die passen bij de cultuur, houding en gedrag van trede 1, 2, 3, 4 of 5. Als medewerkers zich bijvoorbeeld bij het thema ‘Werkplekveiligheid’ het meest kunnen vinden in de beschrijving die hoort bij trede 4, dan staat hier het hoogste percentage. De hoogste percentages geven een idee over het trede niveau per thema binnen uw organisatie. De uitkomsten in de SAQ compact zijn bedoeld om inzicht te geven in hoe medewerkers bepaalde veiligheidsaspecten ervaren en niet om een specifieke trede indicatie te geven als totaaloverzicht. Het doel is om met elkaar het gesprek te voeren over de uitkomsten en de verbeterpunten te identificeren: wat gaat goed, wat willen we met elkaar verbeteren? Hoe komt het dat door verschillende medewerkers een andere antwoord gegeven is? Doen we wat we met elkaar hebben afgesproken?

Het opstellen van de GAP-analyse en het ACTIE plan

Bij de GAP-analyse maak je een vergelijking tussen de bestaande en gewenste situatie. Dit doe je op basis van de uitkomsten van de vragenlijst waarbij je de verschillende thema’s met elkaar bespreekt. De gewenste situatie kan zijn dat je wilt toe werken naar een hogere trede maar kan ook inhouden dat binnen een bepaalde trede nog het een en ander te verbeteren is. De uitkomsten zijn vooral bedoeld om te ontdekken hoe veilig en gezond de organisatie is en aan welke thema’s je nog kunt werken om de veiligheid te verbeteren.

Op basis van de GAP-analyse stel je een actieplan op. Hierin beschrijf je welke acties er concreet worden uitgevoerd om aan de slag te gaan met de verbeterpunten.

Moet ik om te voldoen aan ViA bij het opstellen van de GAP-analyse alleen kijken naar de behaalde scores op trede 2?

Neen, het is de bedoeling dat je kijkt naar de uitkomsten van alle thema’s en met elkaar bepaalt waarmee je aan de slag gaat. Een certificerende instelling controleert of de zelfevaluatie op de juiste wijze is uitgevoerd en of de GAP-analyse en het actieplan op een goede manier zijn opgesteld. Als dit het geval is wordt een verklaring afgegeven zonder trede indicatie. ViA waardeert deze verklaring als een trede 2 indicatie omdat de organisatie laat zien dat zij goede acties neemt om met veiligheid aan de slag te gaan.

Actieplan (en GAP analyse) ook via deze SCL-Webtool

In het SCL handboek zijn een aantal algemene eisen opgenomen waaraan de GAP-analyse en het actieplan moeten voldoen. Er zijn geen vaste formats beschikbaar voor de GAP-analyse en het actieplan omdat de vorm (hoe dit gebeurt) van minder belang is. De nadruk moet liggen op open en eerlijke gesprekken om een gemeenschappelijk beeld te krijgen van wat men wil bereiken op het gebied van houding en gedrag. Dit kun nu ook via deze SCLE-Webtool.

Ondersteuning nodig?

Op onze site (www.safetycultureladder.com) vindt u een lijst met SCL-kennispartners die hulp kunnen bieden.

Ga naar de vragenlijst die u zelf wilt invullen. KIik op + Respondent. U komt vervolgens in de lijst met alle respondenten van uw organisatie. Hier staat ook uw eigen e-mailadres tussen. Selecteer uw e-mailadres en klik onderaan op Selectie toevoegen. In het overzicht van de respondenten die gekoppeld zijn aan de vragenlijst kunt u nu uw persoonlijke link kopieren via het "schakel icoontje". 

Indien medewerkers moeite hebben met de vragen kunt u kort toelichten wat er bedoeld wordt. Ga hiervoor naar de vragenlijst en klik rechts op Bekijk de vragenlijst. Via de button Toelichting  kunt u per vraag iets invullen. Geef hierbij wat voorbeelden die zij herkennen.

U kunt natuurlijk ook de vragen eerst individueel invullen en daarna met elkaar bespreken. Bijvoorbeeld door samen een workshop te organiseren of er met meerdere disciplines vanuit het bedrijf een gesprek over te voeren. Door zulke sessies te houden, komen medewerkers met rijkere beelden terug. En dit versterkt het veiligheidsbewustzijn.

Ga naar de desbetreffende vragenlijst. Klik vervolgens naast de titel van de vragenlijst op Bewerken . Vul bij Uiterste reactiedatum een datum in de toekomst in. Wanneer u deze opslaat dan wordt de vragenlijst weer opengesteld voor respondenten.

Log eerst in op de Webtool. Klik vervolgens rechtsboven op uw naam om naar Mijn omgeving te gaan.

1. Via Mijn respondenten kunt u uw collega's toevoegen die u een vragenlijst wilt sturen
2. Vervolgens kunt u via Mijn vragenlijsten een nieuwe vragenlijst aanmaken
3. Wanneer u deze opslaat kunt u de toegevoegde respondenten selecteren en een uitnodiging sturen
4. Maak bij voorkeur 1 vragenlijst voor uw organisatie. Oftewel voor alle medewerkers, afdelingen, in- of extern, management of uitvoerend. De resultaten kunt u na afloop filteren.
5. Let op de resultaten worden pas getoond vanaf 3 ingevulde vragenlijsten per functieniveau.

Wanneer u ingelogd bent kunt u ook deze tour volgen. We nemen u dan mee in de werking van de tool.

Bij de SAQ Compact zijn de vragen gesplitst naar type medewerker. Er zijn 12 vragen voor operationele medewerkers. Er zijn 28 vragen voor management/directie.

SAQ Compact is een korte, eenvoudige vragenlijst die geschikt is voor alle medewerkers in een organisatie. Deze vragenlijst leent zich vooral voor een zelfevaluatie om een algemeen beeld van de veiligheidscultuur in een organisatie te krijgen of om een audit voor te bereiden. U kunt het zien als een soort quickscan van de organisatie. Deze SAQ geeft geen trede af, maar laat alleen zien waar de organisatie per thema staat.

SAQ Extended is een uitgebreide vragenlijst die een gedetailleerd beeld geeft van de veiligheidscultuur in een organisatie. Deze SAQ kent een scoreberekening met een trede-indicatie. U start een SAQ Extended op een gewenste trede. U beantwoordt alleen de relevante vragen voor die (en onderliggende) treden. Na het aanmaken van de vragenlijst is het uds ook niet meer mogelijk om van doeltrede te wisselen.

Ja, u kunt de resultaten analyseren op functieniveau (management of uitvoerend), vestiging, afdeling en label. Labels kunt u ook achteraf toevoegen. De gegeven antwoorden zijn anoniem.

Ga naar uw Mijn omgeving en klik op Mijn organisatie. Aan de linkerkant staat een menu met daarin Gebruikers beheren. Hier kunt u een collega toevoegen en de rol van bedrijfsbeheerder geven. Uw collega heeft dan dezelfde rechten als u en kan dus vragenlijsten bewerken, bekijken en versturen.

Op de pagina van uw vragenlijst kunt u 2 type bestanden downloaden;

• een PDF: deze bevat de resultatentabel die gebruikt kan worden voor het Online dossier (incl toelichtingen)
• een Excel bestand: een overzicht van alle gegeven antwoorden (geanonimiseerd) voor het bekijken van de door respondenten gegeven antwoorden (excl toelichtingen)

De gegeven toelichtingen zijn opgenomen in het PDFbestand. Dit PDF bestand kunt u downloaden via uw vragenlijst.

Met labels kunt u de resultaten analyseren. Mocht u bij de analyse merken dat u de labels mist kunt u deze alsnog toevoegen.

Het makkelijkste is dit via de export te doen.

Ga naar respondenten :https://www.webtoolscl.nl/mijn-omgeving/respondenten

Rechtsboven klikt u op export https://www.webtoolscl.nl/mijn-omgeving/respondenten/exporteren

Hiermee genereert u een bestand wat u in een ander programma (b.v. Excel) kunt openen.

In de kolom labels kunt u per respondent de labels toevoegen. 

Als een respondent meer dan 1 label heeft kunt u deze met komma's scheiden; label1, label2, label3

(let op: de SAQ Compact hoort bij schema SCL 1.0. Voor de SCL 2.0 dient u de SAQ SCL 2.0 te gebruiken)

SAQ Compact bestaat uit 18 thema’s die overeenkomen met de bedrijfskarakteristieken uit de SCL. Voor elk thema zijn beschrijvingen geformuleerd die passen bij de treden van de SCL. Respondenten geven aan in welke beschrijving zij zichzelf of het bedrijf het meeste herkennen. Voor bepaalde thema's is zowel voor operationeel personeel als voor management/directie een bijpassende vraag te stellen. Sommige thema's zijn echter alleen te benaderen door één van de doelgroepen. Zo wordt bijvoorbeeld het onderdeel 'Statistieken' niet uitgevraagd bij operationeel personeel, omdat zij daarvoor het antwoord niet kunnen weten.

Bij de keuze ‘Niet van toepassing’ moet de respondent de reden toelichten in een invulveld.

Nee, dat is niet mogelijk.

Om respondenten te importeren moet uw importbestand voldoen aan de onderstaande voorwaarden.
 

• Het bestand is in het formaat Excel (.xlsx of .xls) of CSV (.csv of .txt)
• Het bestand bevat minimaal de volgende kolommen:
  • Achternaam
  • E-mailadres (let op: zonder spaties!)
  • Functieniveau bevat de waarden operations of management (zonder hoofdletter).
  • Vestiging wanneer uw bedrijf maar één vestiging heeft, kunt u hier bijvoorbeeld 'hoofdkantoor' invullen.
  • Afdeling

De meest gemaakte fouten tijdens het importeren zijn op basis van de onderstaande velden:

• Emailadres: controleer op spaties achter het emailadres, deze mogen niet voorkomen.
• Functieniveau: mag alleen operations of management bevatten, (zonder hoofdletters).

(let op: de SAQ Compact hoort bij schema SCL 1.0. Voor de SCL 2.0 dient u de SAQ SCL 2.0 te gebruiken)

Bij de SAQ Compact zijn er zowel vragen waarop meerdere antwoorden mogelijk zijn (vierkant aanvinkvakje) als vragen met maar één antwoord mogelijk (rond selectievakje). Deze staan door elkaar. Bij “meerdere antwoorden mogelijk” wordt de hoogst aangevinkte trede geteld. Dit is gedaan, omdat men zich in meerdere antwoorden kan herkennen en dat van een lagere trede geen afbreuk doet aan het antwoord bij de hogere trede. Zo wordt de respondent niet gedwongen te kiezen en wordt het antwoorden makkelijker.

Voor de SAQ Compact is de puntentelling als volgt:

• Er wordt niet gewerkt met punten, maar met percentages van meest gekozen antwoord. Zo ziet men snel welk deel van het totaal aantal respondenten een bepaalde stelling heeft gekozen.
• Het antwoord “Niet van toepassing” wordt niet meegeteld in de score.

De puntentelling voor de SAQ Extended kunt u vinden in het certificatieschema van de Safety Culture Ladder. De puntentelling verschilt per gegeven antwoord.

• Met het antwoord "Weet ik niet" scoort u 0 punten.

Mocht je organisatie kleiner zijn dan 3 respondenten, kun je dit aangeven. Hiermee is de vragenlijst niet meer anoniem. Let op: Dit kun je niet meer aanpassen na aanmaken van de vragenlijst.

Nee, dit moet u handmatig doen. Ga naar de vragenlijst en klik de respondenten aan die u wilt uitnodigen. Klik onderaan op de button Uitnodiging versturen. Vervolgens kunt u de mail aanpassen en versturen.

U moet ook parttimers meenemen in uw onderzoek. Het uitgangspunt is: een persoon die slechts een uur per week bij uw organisatie werkt kan ook in een gevaarlijke/ongezonde situatie terecht komen of veroorzaken. Uw veiligheidscultuur is ook van invloed op hen, en door hen.

(let op: de SAQ Compact hoort bij schema SCL 1.0. Voor de SCL 2.0 dient u de SAQ SCL 2.0 te gebruiken)

SAQ Compact vertaalt de ingevulde vragen naar een score in het volwassenheidsmodel van de Safety Culture Ladder: de resultaten worden weergegeven per thema en per trede. De percentages laten zien welke antwoorden (stellingen) de medewerker het meest herkent en geven dus het "meest geselecteerde antwoord" aan. Bij een vraag waar meerdere antwoorden mogelijk zijn, wordt het antwoord wat past bij de hoogste trede geteld. De grijs gekleurde vakjes in de resultaten geven per thema aan welke trede men het meest herkent. De antwoorden die niet van toepassing zijn, worden niet meegerekend.

Interpretatie van de score:
De percentages laten het meest geselecteerde antwoord zien en bijbehorende trede. De vragen zijn dusdanig geformuleerd, dat men uitsluitend 1 stelling kan/mag herkennen. Als medewerkers zich bijvoorbeeld bij het thema ‘Werkplekveiligheid’ het meest kunnen vinden in de beschrijving die hoort bij trede 4, dan is dat de trede indicatie. Scores zijn hier niet cumulatief, dus men hoeft niet op trede 2 en trede 3 100% te halen, alvorens men trede 4 kan halen. Het gaat hier uitsluitend om de meest herkende stelling.

Bedenk dat het niet alleen gaat om de trede. De uitkomsten zijn vooral bedoeld om te ontdekken hoe veilig en gezond de organisatie is en aan welke thema’s nog kan worden gewerkt binnen de organisatie om de veiligheid te verbeteren. Zo kunnen de uitkomsten van SAQ Compact worden gebruikt om een GAP-analyse op te stellen. Ook kunnen de uitkomsten worden gebruikt als gespreksonderwerp. Daarbij kan desgewenst nog een afsluitende groepsinvulling wordt gemaakt.
Door de SAQ Compact periodiek te gebruiken kunt u bijhouden wat de voortgang is en welke acties zijn ondernomen.

(let op: de SAQ Compact hoort bij schema SCL 1.0. Voor de SCL 2.0 dient u de SAQ SCL 2.0 te gebruiken)

Bij de SAQ Compact zijn de vragen gesplitst naar type medewerker. Er zijn 12 vragen voor operationele medewerkers. Er zijn 28 vragen voor management/directie.

In SAQ Compact wordt de term V&G gebruikt. In bijvoorbeeld de bouwsector staat deze afkorting voor Veiligheid en Gezondheid op de bouwplaats, in het kader van het Arbobesluit. Bij het invullen van deze vragenlijst moet deze term breder worden opgevat. Het gaat niet alleen om de Veiligheid en Gezondheid van de medewerkers van uitvoerende bedrijven, maar ook om de veiligheid van de (toekomstige) gebruikers en derden.

In de SAQ Compact worden vragen gesteld over de verschillende treden. Dit houdt in dat u vooraf niet hoeft te bepalen voor welke trede u de vragenlijst in gaat vullen. De uitkomst van de lijst geeft inzicht met welke thema's u aan de slag moet om een stap verder te komen ten aanzien van gedrag en cultuur.

Voor de SAQ Extended is het wel vereist dat u vooraf kiest voor welke trede u de vragenlijst gaat invullen. De uitkomst van de lijst geeft een indicatie over die specifieke trede.

(let op: de SAQ Extended hoort bij schema SCL 1.0. Voor de SCL 2.0 dient u de SAQ SCL 2.0 te gebruiken)

Een overzicht van alle vragen vindt u in het certificatieschema van de Veiligheidsladder. De vragenlijst bestaat uit meerkeuzevragen: ja/nee of volledig/grotendeels/deels/niet.

(let op: de SAQ Extended hoort bij schema SCL 1.0. Voor de SCL 2.0 dient u de SAQ SCL 2.0 te gebruiken)

Wat is een trede?

Een trede is een niveau dat je kunt bereiken. Een hogere trede betekent een meer pro-actief en dieper gevoelde veiligheidscultuur. Je krijgt dan ook meer vragen. 

Waarom zou je niet altijd trede 5 kiezen?

Bij het maken van een nieuwe vragenlijst kies je een doel trede. Hieruit spreekt je ambitie. Als de doeltrede echter veel hoger is dan werkelijkheid (of niet nodig is) kan dit demotiverend werken en concrete stappen vooruit in de weg staan. Daarnaast krijgen de respondenten steeds meer vragen (min. 38, max. 233). Het is dan ook niet mogelijk na het aanmaken van de vragen lijst de trede nog te veranderen.

(let op: de SAQ Extended hoort bij schema SCL 1.0. Voor de SCL 2.0 dient u de SAQ SCL 2.0 te gebruiken)

De SAQ Extended bestaat uit 233 vragen. Deze zijn onderverdeeld in vier treden (trede 2 t/m 5). Bij het aanmaken van een vragenlijst kunt u aangeven voor welke trede u uw organisatie wilt laten certificeren. De respondenten krijgen dan alleen de vragen van die trede (én de lagere treden) om te beantwoorden. Aantal vragen per trede:

• Trede 2: 38 vragen
• Trede 3: 105 vragen
• Trede 4: 185 vragen
• Trede 5: 233 vragen

(let op: de SAQ Extended hoort bij schema SCL 1.0. Voor de SCL 2.0 dient u de SAQ SCL 2.0 te gebruiken)

De SAQ Extended vertaalt de reacties op de vragenlijst naar een ‘score’ op een trede van de Safety Culture Ladder die u voorafgaand aan de vragenlijst heeft opgegeven.

Per trede moet u minimaal 70, 75 of 80% van de maximale score behalen. De trede wordt dan groen. Uw organisatie voldoet aan de eisen van een bepaalde trede als:

• is voldaan aan de minimumeisen per bedrijfsaspect van de desbetreffende trede en die van onderliggende treden. Voorbeeld: Als u kiest voor trede 3, dan moet u ook de minimale score voor trede 2 behalen;
• de som van de gewogen scores over alle bedrijfsaspecten van de trede voldoet aan de minimumeis bij die trede. Het percentage verschilt per trede (70, 75 of 80%)

U leest meer informatie over tredebeoordelingen in het Handboek van de Safety Culture Ladder.

De SAQ Extended zal op termijn vervallen en vervangen worden door de SAQ (SCL2.0).